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Geldwerter Vorteil bei Betriebsveranstaltungen: Absagen zur Weihnachtsfeier gehen steuerlich nicht zu Lasten der feiernden Kollegen

Zuwendungen des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer aus Anlass von Betriebsveranstaltungen gehören nicht zum Arbeitslohn und unterliegen damit nicht der Lohnsteuer und der Sozialversicherung, wenn es sich um Leistungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers handelt. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist weiter, dass es sich um herkömmliche (übliche) Betriebsveranstaltungen und um in diesem Rahmen übliche Zuwendungen handelt. Die Frage der „Üblichkeit“ der Zuwendungen ist gesetzlich geregelt. Zu diesem Zweck sind die maßgeblichen Kosten der Veranstaltung zu ermitteln und diese dann durch die Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer zu dividieren. Es erfolgen also zwei Berechnungsschritte:

  1. Ermittlung der maßgeblichen Kosten der Betriebsveranstaltung: Als Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer heranzuziehen. Unerheblich ist, ob es sich dabei um dem Arbeitnehmer individuell zurechenbare Aufwendungen oder um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung (z.B. Kosten für den Eventmanager, für die Anmietung und Ausschmückung des Festsaals) aufwendet. Zudem sind dem Arbeitnehmer die auf dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen als Zuwendungen zuzurechnen.
  2. Ermittlung der Zuwendung pro teilnehmendem Mitarbeiter: Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 € pro Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, stellen diese keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Insoweit handelt es sich um einen Freibetrag, so dass nur die den Freibetrag übersteigenden Zuwendungen zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führen. Die Freibetragsregelung ist für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich anzuwenden (also wird jeweils der Freibetrag von 110 € gewährt). Bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen jährlich kann der Arbeitgeber die beiden Veranstaltungen auswählen, für die der Freibetrag von 110 € zur Anwendung kommt.

Nach wie vor umstritten ist die Frage, auf wie viele Personen die Gesamtkosten rechnerisch zu verteilen sind. Das Finanzgericht Köln hatte insoweit über einen in der Praxis vielfach anzutreffenden Fall zu entscheiden. Der Sachverhalt stellte sich – verkürzt dargestellt – wie folgt dar:

  • Der Arbeitgeber (eine GmbH – Stpfl.) beschäftigte 30 Personen. Ende des Jahres 2016 plante die Stpfl. die Durchführung eines gemeinsamen Kochkurses als Weihnachtsfeier, zu der sie alle Betriebsangehörigen einlud.
  • Insgesamt 27 der Arbeitnehmer sagten daraufhin ihre Teilnahme zu. Die Stpfl. gab dementsprechend bei der Auftragserteilung an den Veranstalter eine Teilnehmeranzahl von 27 Personen an, anhand derer die Veranstaltung kalkuliert wurde.
  • Am 17.11.2016 nahmen tatsächlich nur 25 Arbeitnehmer am Kochkurs teil, nachdem zwei der angemeldeten Arbeitnehmer kurzfristig absagt hatten. Dies führte jedoch nicht zu einer Verminderung der veranschlagten Veranstaltungskosten, da der Veranstalter entsprechend der ursprünglich angemeldeten Teilnehmerzahl die Menge an benötigten Lebensmitteln und Getränken kalkuliert und diese bereitgestellt hatte.
  • Für den durchgeführten Kochkurs entstanden der Stpfl. Kosten i.H.v. 3 052,35 € brutto. Die Stpfl. berechnete im Rahmen der Lohnsteuervoranmeldung für diese Weihnachtsfeier eine lohnsteuerrechtliche Bemessungsgrundlage i.H.v. 76,25 € und versteuerte diesen Betrag. Dem lag die Überlegung zu Grunde, dass Kosten, die auf die zwar angemeldeten, aber nicht teilnehmenden Arbeitnehmer entfallen, nicht Teil der Zuwendungen seien. Die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier i.H.v. 3 052,35 € wurden dementsprechend durch die Anzahl der angemeldeten (27) und nicht durch die Anzahl der teilnehmenden (25) Arbeitnehmer geteilt, so dass sich ein Pro-Kopf-Betrag von 113,05 € ergab. Insgesamt legte die Stpfl. der Lohnversteuerung damit Zuwendungen an ihre Arbeitnehmer im Rahmen des Kochkurses i.H.v. 2 826,25 € (25 x 113,05 €) zu Grunde. Nach Abzug der Freibeträge i.H.v. insgesamt 2 750 € (25 x 110 €) verblieb sodann ein steuerpflichtiger Betrag in Höhe von 76,25 €.
  • Das Finanzamt vertrat dagegen die Auffassung, dass die angefallenen Kosten auf die anwesenden Teilnehmer aufzuteilen wären.

Das Finanzgericht bestätigte mit Urteil vom 27.6.2018 (Aktenzeichen 3 K 870/17) die Auffassung der Stpfl. Die vom Arbeitgeber aufgewendeten Kosten für die beiden Arbeitnehmer, die nach ursprünglicher Anmeldung zur Weihnachtsfeier kurzfristig wieder abgesagt hatten, wirkten sich auf die Höhe des steuerpflichtigen Arbeitslohns der teilnehmenden Arbeitnehmer nicht aus. Denn insoweit liegen allein fehlgeschlagene Aufwendungen des Arbeitgebers vor, aber gerade keine Zuwendungen an diejenigen Arbeitnehmer, die tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilgenommen haben.

Hinsichtlich solcher vergeblicher Aufwendungen des Arbeitgebers handelt es sich zwar um Ausgaben, die durch die konkret stattgefundene Betriebsveranstaltung bzw. deren Durchführung entstanden sind. Sie wurden dadurch verursacht, dass im Rahmen der Planung und Kalkulation der Veranstaltung von der Teilnahme aller Arbeitnehmer ausgegangen wurde und eine entsprechend dimensionierte Bestellung beim betreffenden Dienstleister erfolgte. Durch die kurzfristige Absage der Teilnahme einzelner Arbeitnehmer und den durch diese Kurzfristigkeit bedingten Umstand, dass die Kosten der Betriebsveranstaltung nicht mehr vermieden werden konnten, sind jedoch Aufwendungen entstanden, für die der Arbeitgeber zwar eine entsprechende Gegenleistung erhalten hat. Diese hatte für ihn jedoch keinen Wert, da er die Gegenleistung nicht – wie vorgesehen – den nicht teilnehmenden Arbeitnehmern zuwenden konnte.

Auch führe das Nichterscheinen eingeladener Arbeitnehmer bei den teilnehmenden Arbeitnehmern nicht zu einer höheren Zuwendung und somit nicht zu einer besteuerungsfähigen Bereicherung. Damit handelt es sich bei solchen fehlgeschlagenen Aufwendungen zwar um berücksichtigungsfähige Betriebsausgaben, nicht jedoch um geldwerte Vorteile der teilnehmenden Arbeitnehmer, wie das Finanzgericht ausführt.

Hinweis:

Gegen dieses Urteil ist nun unter dem Aktenzeichen VI R 31/18 die Revision beim Bundesfinanzhof anhängig, so dass die Rechtsfrage noch offen ist.

 

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