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Elektronische Kassensysteme – Belegausgabepflicht, zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Unternehmer, die elektronische Kassensysteme oder Registrierkassen nutzen, müssen dafür sorgen, dass ihre Systeme den neuen Anforderungen entsprechen und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgerüstet sind. Diese Verpflichtung sollte eigentlich zum 1.1.2020 greifen, der Anwendungszeitpunkt wurde aber auf den 30.9.2020 verschoben. Nach aktuellem Stand ist davon auszugehen, dass ab diesem Datum nun die Neuregelung greift, sodass dies entsprechend vorzubereiten ist. Es ist also zu erwarten, dass ab 1.10.2020 nur noch zertifizierte Kassensysteme verwendet werden dürfen, die folgende Merkmale aufweisen:

  • ein Sicherheitsmodul,
  • ein Speichermedium und
  • eine digitale Schnittstelle.

Hinweis:

Für Alt-Systeme existiert weiter die Übergangsregelung: Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die bisherigen Anforderungen – insbesondere Einzelaufzeichnungspflicht und Speicherung der Daten – erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar sind, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Von der Ausnahmeregelung sind PC-Kassensysteme nicht umfasst.

Mitteilungspflicht an das Finanzamt: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, muss dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck Folgendes mitteilen:

  • Name und Steuernummer des Unternehmers, der das elektronische Aufzeichnungssystem nutzt,
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
  • Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Hinweis:

Diese Mitteilungspflicht bestand nach den gesetzlichen Vorgaben bereits ab dem 1.1.2020. Allerdings wurde deren erstmalige Anwendung von der FinVerw ausgesetzt bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit zum Finanzamt. Diese Möglichkeit besteht nach wie vor nicht, sodass auch die Meldung aktuell noch nicht abzugeben ist.

Weiterhin hat sich die FinVerw zur Belegausgabepflicht und hier konkret zur Möglichkeit, den zwingend notwendigen Beleg bei Bargeschäften dem Kunden elektronisch bereitzustellen, geäußert. Hierzu führt die FinVerw aus:

  • Eine elektronische Bereitstellung des Beleges bedarf der Zustimmung des Kunden. Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent erfolgen. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegen­nahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen.
  • Die Sichtbarmachung eines Beleges an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kas­sendisplay) allein, ohne die Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme nach Abschluss des Vorgangs, reicht nicht aus.
  • Eine elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat (z.B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen, d.h. der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein. Es bestehen keine technischen Vorgaben, wie der Beleg zur Entgegennahme bereitgestellt oder übermittelt werden muss. Es ist z.B. zulässig, wenn der Kunde unmittelbar über eine Bildschirmanzeige (z.B. in Form eines QR-Codes) den elektronischen Beleg entge­g­en­nehmen kann. Eine Übermittlung kann auch z.B. als Download-Link, per Near-Field- Communication (NFC), per E-Mail oder direkt in ein Kundenkonto erfolgen.

Handlungsempfehlung:

Dies verdeutlicht, dass die elektronische Bereitstellung des Belegs, was mittlerweile viele moderne Kassensysteme ermöglichen, eine sinnvolle und in der Praxis gut umsetzbare Möglichkeit darstellt. Einzuhalten sind die vorstehenden Grundregeln. Dies muss auch ausreichend in der Systembeschreibung zum Kassensystem festgehalten werden.

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